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Dicas importantes para quem organiza um evento profissional

29/04/2014



Planejamento de um evento é fundamental. Tudo aquilo que é anotado, pesquisado, analisado e seguido com critérios tem quase 100% de chance de acertos e uma pequena margem de erros e imprevistos. Toda recepção, convenção, seminário, encontro, reunião ou palestra deve ser planejada para ser bem-sucedida como se fosse a aprsentação de um verdadeiro espetáculo.

O planejamento envolve:
- as pessoas que você pretende reunir
- as comidas e bebidas que pretende oferecer
- o ambiente onde irá recebê-las

Para recepcionar, pense nos itens abaixo:

OBJETIVO:
Qual o objetivo da reunião, recepção, encontro ou festa?

CONVIDADOS:
Convide pessoas que lhe expressem prazer, bem-estar e muita satisfação, que tenham algo em comum e interesse pelo encontro, palestra ou recepção.

NÚMERO DE CONVIDADOS:
Nunca convide um número de pessoas superior ao espaço físico que você dispõe. Nada mais desagradável do que pessoas empilhadas, espremidas ou aglomeradas numa sala de convenções ou reuniões por falta de espaço. Já num auditório onde o número de cadeiras é bem maior do que o número de participantes, dá a sensação de vazio, de desinteresse por aqueles que, eventualmente, não compareceram ao evento, como também de mal-estar ao palestrante. O número de toaletes também deve ser proporcional à quantidade de pessoas convidadas para que não haja filas enormes, tumulto ou aglomerações nos intervalos programados ou na saída dos participantes. Também é imprescindível a presença de um funcionário para cuidar da limpeza e da conservação dos banheiros.

TIPO DE REUNIÃO:
A reunião é formal ou informal? Existe um protocolo a ser seguido? Quem presidirá a reunião? Quem são os palestrantes, sócios, diretores e presidentes envolvidos? Quem irá falar e quem irá presidir a mesa?

SERVIÇOS:
A reunião pede um serviço que permite aos convidados que se sirvam ou há a necessidade de profissionais, como garçons e copeiras, para servir os participantes do evento?

CARDÁPIO:
Pense nas comidas e nas bebidas a serem servidas, seja no começo, no intervalo ou no final do evento. Nem sempre é proporcionado um coquetel ou uma mesa farta para suprir o gosto ou o paladar de todos, no entanto, água e café é o mínimo a ser oferecido.

RECURSOS:
Pense nos recursos materiais e humanos. Conte com o apoio de um especialista ou de uma empresa bem conceituada do ramo de Festas e Eventos, que assuma o compromisso de elaborar, com cuidado e certos critérios, desde a decoração até a instalação e o manuseio de aparelhos.

LOCAL:
Auditório? Sala de treinamento? Sala de reuniões? Sala de convenções? Dentro ou fora da empresa? Restaurante? Salão de festas?

TEMPO:
Você deve limitar o tempo do evento. É melhor prever um pequeno atraso no começo, garantindo a chegada daqueles que não se preocupam muito com pontualidade. Procure não extrapolar no término do evento por não tê-lo programado com precisão. Lembre-se: tempo é dinheiro! Nem todas as pessoas estão predispostas a atrasos e muitas costumam se programar para vários compromissos no mesmo dia. O trânsito e a distância são problemas constantes que costumam gerar atrasos. Dica: música ambiente antes e nos intervalos do evento ajudam a criar um clima agradável, relaxando e acalmando a platéia e os convidados. A música deve ser instrumental e o som não pode ser muito alto para não agredir os ouvidos nem atrapalhar a conversa das pessoas.

CUSTO:
Não gaste além do orçamento previsto. Pesquise, pechinche! Tenha bom gosto e sabedoria para receber bem as pessoas, proporcionando-lhes conforto e satisfação.


Fonte: http://www.catho.com.br/carreira-sucesso/dicas-emprego/dicas-importantes-para-quem-organiza-um-evento-profissional

Feliz Páscoa!

17/04/2014

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Fone: (19) 3455.1717

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